6つのサポート｜マンション管理のトラストコミュニティ

管理員業務

トラストコミュニティの管理員が皆様の暮らしをサポートします。

管理員の仕事は、居住者の皆様からのご相談やご質問の受付、清掃業務にはじまり、各種点検の立会いや巡回業務など、多くの業務をこなします。
マンションでの生活に安心を感じて頂き、快適に暮らして頂けるよう、私たち管理員は皆様の暮らしをサポートします。

主な管理員業務

清掃業務

管理員業務の中でも清掃業務が最も重要と考えております。
皆様が快適に暮らせるよう、管理員が日常の清掃業務を徹底して行います。

立会い業務

立会い業務マンション設備の定期点検、定期清掃や修繕工事等の立会い、工事完了の確認などを行います。
また、作業における安全確認や後片付けなども確認します。

巡回点検業務

巡回点検業務マンション内に異常がないか、設備に不具合がないかなど、定期巡回をして確認を行います。異常が見つかった場合は、すぐに管理会社へ連絡をし、改善提案の“第一歩”を担います。

受付サービス業務

受付サービス業務入居者の方々からのご相談、来訪者への対応、入居や退去等の各種届け出に関する管理会社への取次ぎなどの受付を行います。

専任の指導員による管理員のスキルアップ

管理員の業務の周知徹底と、管理員をサポートするため、専任の指導員による、管理員のスキルアップを行っております。新任管理員の現地着任時の業務指導はもちろん、定期巡回を行い、「定期巡回報告書」による業務内容の確認、的確な改善を行います。

会計業務

複雑な管理組合の会計業務をサポートします。

管理費の収納や費用の支払いなど、会計業務は複雑で分かりづらいものです。
トラストコミュニティは専門性の要求される業務を、管理組合の皆様に代わって行います。

報告書・決算資料・予算書の作成

毎月の月次報告書や、年間の収支決算案、収支予算案の作成を行い、管理組合へ報告します。
管理組合の財務状況を把握して頂くためのサポートを行います。

　 月次報告書（月間の収支状況の報告）
月次報告書は、毎月理事長へ送付して確認して頂きます。

　 年次報告書（年間の収支状況の報告）
年次決算報告書は、会計年度ごとに管理組合の監事による監査を受けます。

システム

トラストコミュニティでは、マンション管理適正化法に定められる分別方式（イ方式）を採用しております。
分別方式はイ方式で、区分所有者が管理費等を管理会社名義の口座を経由せずに管理組合理事長名義の口座へ振込む、透明性かつ安全性がある収納方式です。
収納・保管口座の通帳は管理会社が、銀行印は理事長がそれぞれ保管する分別管理となっています。

分別方式

未収納金催促のサポート

管理費等の未収納金が発生し、長期化する場合、管理組合の運営に支障をきたす可能性があります。
未収納金は発生させないことが一番ですが、発生した場合は、状況に応じた適確な対応が必要です。
当社では、専門的な知識とノウハウを基に、管理委託契約書に沿った督促を実施いたします。

催促業務の流れ

建物設備維持

専門技術者設備者による設備点検で建物設備維持を徹底サポート。

マンション管理の中でも専門的な業務の一つが建物設備維持の管理です。
建物や共用部の設備に不具合が生じると、一人ひとりの日常生活にも影響が及ぶ場合があります。
そのような不具合を未然に防ぐため、定期的に専門技術者による設備点検を行い、
長く安心・安全に暮らしていただけるようにサポートします。

主な建物設備維持業務

建物年次点検

年に1回、建築士等が建物及び設備の点検を行い、建物点検報告書を管理組合へご提出いたします。
また、補修や修繕についてのアドバイス、適正な工事計画を提案、実施いたします。

建物年次点検

消防設備点検

消防設備点検資格者が、火災報知器や消火器、避難はしご等の消防設備の外観・機器点検を6ヶ月に1回、総合点検を年に1回行います。また、3年に1回報告書を関係省庁へ提出します。

昇降機（エレベーター）保守点検

昇降機（エレベーター）保守点検< 専門技術者による定期点検や遠隔によりエレベーターの異常が発見できるリモート点検など、適切な保守点検を行うことによって、性能の維持及び運行の安全を確保します。

定期清掃・特別清掃

定期清掃・特別清掃 1～3ヶ月に1回の定期清掃ではエントランスホールのワックス掛清掃や機械洗浄を実施し、6ヶ月に1回の特別清掃では各廊下や階段の機械洗浄を実施いたします。

給水設備点検

給水設備点検給水ユニット、揚水ポンプ、排水ポンプなどの点検、整備及び貯水槽の清掃を行い、安全で安定した水の供給を守ります。

植栽維持管理

植栽維持管理植栽の特性や育成状況等を考慮して、マンションの美観を維持するため、剪定・施肥・消毒等、季節に応じた管理を行います。

組合運営業務

国家資格を有するスタッフがサポート致します。

管理業務主任者やマンション管理士などの国家資格を有するスタッフが、専門的な知識と豊富なフロント経験をもとに、管理組合の運営をサポート致します。

主な組合運営業務

担当フロントの育成・研修

担当フロントの育成・研修組合運営をサポートさせて頂くうえで大切なのが、担当フロントの育成です。社内研修・現場研修をはじめ、定期的に行われる協力会社との合同勉強会などを経て、実際の業務を着実にこなせるフロントを育成しています。
また、定期的にフロント会議を行うことで、お客様のご要望、管理組合からの声などを共有し、改善について全社的に取り組んでいます。

総会・理事会のサポート

その他サポートについて総会や理事会は管理組合の運営には欠かすことのできない重要な会議です。会場の手配、招集通知及び議案書の作成、配布など開催に至るまでの調整を行います。
総会や理事会には担当フロントが出席し、議事進行の補助や総会議事に係る助言等、細部に渡り担当フロントが専門的なアドバイスを行います。また、会議終了後には議事録案の作成、配布等を行います。

長期修繕計画案の提案

長期修繕計画案の提案マンションの資産価値と快適な生活を送るためには、定期的なメンテナンスも大切ですが、大規模修繕に備え、綿密な長期修繕計画を立て、修繕に要する費用を計画的に積み立てることが重要です。
トラストコミュニティでは、5年に1回を目安に、長期修繕計画表の見直しを行い、また、資金計画の作成補助を行います。

その他サポートについて

総会・理事会のサポート入居者へ配布する各種書類の作成等など、日常業務についても迅速にサポートします。

入居者間のトラブル対応
官公庁との連絡
組合員等の名簿の整備
各種点検、検査等の立会い、助言等
各種通知や連絡文書の作成・掲示・配布
消防計画の届出、消防用設備点検報告に係る補助

緊急対応業務

24時間365日受付可能な体制でいつでも安心・安全を。

マンションの設備や生活のトラブルは平日の昼間だけではなく、深夜や休日にも発生します。そのトラブルに対し、スピーディに対応することが必要不可欠です。
当社では、緊急コールセンターや警備会社との連携により、緊急事態の対応を迅速に行います。
緊急コールセンターを設置し、入居者様からの緊急連絡は24時間・365日体制で受付しております。受付後、状況に応じ、担当フロント、警備会社や緊急対応業者などに現地出動指示を行い、緊急対応します。また、コールセンターで受付を行った緊急対応の履歴はデータベースに登録され、今後の予防措置や改善について活かしていきます。

遠隔管理システム

専有部の火災や、共用部の異常などに迅速に対応できる遠隔管理システムを採用しています。
火災など、非常事態が発生した場合は管理員室の総合警備盤を経由し、夜間でも直接警備会社へ発報され、現場へ急行します。
また、コールセンターや警備会社へ発報が入った後、管理会社へも迅速に報告が入り、状況に応じて担当フロントも現地へ急行します。

保険代行業務

勧誘方針

金融商品の販売等に際して、各種法令等を遵守し、適正な販売等に努めます。

販売等にあたっては、保険業法、金融サービスの提供に関する法律、金融商品取引法、消費者契約法及びその他各種法令等を遵守して参ります。
お客さまに商品内容を正しくご理解いただけるよう説明内容や説明方法を創意工夫し、適正な販売・勧誘活動を行って参ります。
保険金の不正取得を防止する観点から、適正に保険金額を定めるなど、適切な保険販売を行うよう努力して参ります。

お客さまの金融商品に関するお客さまの知識・経験、契約目的、財産の状況等を総合的に勘案し、
お客さまの意向と実情に応じた金融商品の販売等に努めます。

保険販売等においては、お客さまを取り巻くリスクの分析やコンサルティング活動等を通じて、お客さまの意向と実情に沿った適切な最大限配慮した商品設計、販売・勧誘活動を行って参ります。
また、お客さまのご経験、ご契約目的、財産の状況等を勘案し十分把握したうえで、商品内容やリスク内容等の適切な説明を行って参ります。
お客さまに関する情報については、適正な取扱いを行い、お客さまの権利利益の保護に配慮して参ります。

お客さまへの商品説明等については、販売・勧誘形態に応じて、お客さま本位の方法等の創意工夫に努めます。